Návrh na informační systém společnosti Papír Antonín s.r.o.

Obsah

Popis předmětného sociálně ekonomického systému

Základní charakteristika

Název společnosti:

Papír Antonín s.r.o

Sídlo společnosti:

Novodvorská 740, Praha 4, 140 00

IČO:

56341958

Telefon:

02/472 66 05

Zakladatelem společnosti je Antonín Vodrhánek s bydlištěm v Praze 4, Písnická 650, 142 00. Společnost byla založena 24. května 1995. Za společnost jedná statutární orgán, kterým je jednatel Antonín Vodrhánek.

Předmětem činnosti společnosti je skladování a distribuce papírenského zboží. Společnost vlastní sklad v místě svého sídla a několik nákladních automobilů značky Ford, k distribuci svého zboží.

Organizační struktura

Jedná se o malou společnost, tomu odpovídají pouze dvě úrovně řízení a malý počet organizačních jednotek. Stejně tak i počet pracovníků.

Vedení	majitel
Útvar skladování	4 pracovníci
Útvar přepravy	4 pracovníci
Ekonomický útvar	2 pracovníci
Celkem	11 osob

Dle potřeby najímá společnost dočasné pracovníky (brigádníky) a to zejména do útvaru skladování, vyjímečně i do útvaru přepravy. Všechny organizační jednotky působí v sídle podniku.

Pracovníci organizačních jednotek

Útvar skladování

V tomto útvaru celkově pracují čtyři pracovníci. Z toho dva jsou skladníci, z nichž jeden má oprávnění k řízení skladovacích vozidel. Třetím pracovníkem se stará o skladovou evidenci. Čtvrtý pracovník se stará o chod počítačové sítě celé společnosti.

Útvar přepravy

V tomto útvaru pracují čtyři pracovníci. Dva z toho jsou řidiči. Každý z nich má přiděleno jedno vozidlo a jednoho závozníka.

Ekonomický útvar

Tento útvar je nejmenší, jsou zde zaměstnáni pouze dva pracovníci. Jsou to dva účetní.

Funkce organizačních jednotek

Funkce každé organizační jednotky se dají rozdělit na dvě obecné skupiny:

1. Předávání informací vedení a meziútvarová komunikace.
2. Ostatní činnosti.

Vedení

1. Pro Útvar skladování: Předává seznam nových dodavatelů a druhů zboží. Pro Útvar přepravy: Požadavek na dovezení zboží od dodavatele nebo na distribuci zboží k odběratelům. Pro Ekonomický útvar: Informace o finančních změnách.
2. Vlastní vedení podniku.

Útvar skladování:

1. Pro Vedení: Informace o stavu zboží. Pro Ekonomický útvar: Skladová evidence a přehled nákladů.
2. Podrobnější rozbor viz dále. (Skladování jsem si zvolil jako předmětnou oblast)

Útvar přepravy

1. Pro Vedení: Potvrzení o provedení požadovaných přeprav zboží. Pro Útvar skladování: Předání informací o zboží dopraveném od dodavatele. Pro Ekonomický útvar: Podklady pro výpočet nákladů (počet ujetých kilometrů, náklady na údržbu vozidel).
2. Přeprava zboží od dodavatelů a distribuce zboží odběratelům. Údržba vozidel.

Ekonomický útvar

1. Pro Vedení: Informace o finanční situaci, předání daňových přiznání. Pro Útvar skladování: Požadavek na předání skladové evidence.
2. Vedení účetnictví podniku. Tvorba daňových přiznání. Tvorba cen.

Ekonomická charakteristika

Majitel Antonín Vodrhánek vložil do společnosti vklad ve výši 1650 tis. Kč. Jeho vklad byl již 100% splacen. Základní jmění společnosti činí tedy 1650 tis. Kč.

Rozvaha společnosti Papír Antonín s.r.o. k 31.12.1998 (v tis. Kč)
Fixní aktiva		Vlastní pasiva
Hmotná dl. aktiva	1250	Vlastní kapitál	1650
Budovy	980	Nerozdělený zisk	354
Ostatní	270	Cizí pasiva
Oprávky	-145	Úvěr u KB	1660
Oběžná aktiva		Dodavatelé	434
Zboží	2578	Zaměstnanci	90
Odběratelé	478	Přijaté zálohy	27
Běžný účet	120	Daně	120
Peníze	54
Σ Aktiv	4335	Σ Pasiv	4335

Zisky společnosti sice v průběhu posledních tří let klesají, ale společnost stále vykazuje vysoký obrat:

Výsledovka společnosti Papír Antonín s.r.o. za rok 1998 (v tis. Kč)
Náklady		Výnosy
Nákupní cena zboží	4567	Tržby	7372
Odpisy	256
Mzdové náklady	1512
Náklady na mot. vozidla	524
Elektrická energie	121
Ostatní	136
Zisk	256
Σ Nákladů	7372	Σ Výnosů	7372

SWOT analýza

Interní SWOT faktory

SWOT faktor	Příčina	Navrhovaná akce
Spolehlivý vozový park	Nedávno zakoupená kvalitní vozidla	V budoucnu nakupovat vozidla od stejného dodavatele/stejné značky. Pečlivou údržbou vozidel zajistit dlouhou životnost.
Nízké náklady na údržbu vozidel	Zkušení a opatrní řidiči	Speciální prémie pro řidiče, za určité období bez nehod.
Omezená doba skladování zboží	Nevyhovující skladiště	Zajistit lepší skladovací prostory, příp. zrekonstruovat a dovybavit stávající.
Nepravidelné objednávky	Málo stálých zákazníků	Nabídnutí slev pro pravidelné objednávky, případně jiných výhod (informace o nových druzích zboží...)
Vybavenost výpočetní technikou	Předpoklad majitele o možném využití pro řízení společnosti.	Zajištění aktuálnosti stávajícího hardwarového a softwarového vybavení.
Nevyužití vlastní výpočetní techniky	Neznalost používání a možností využití.	Zjištění možností využití vlastní výpočetní techniky. Zaškolení pracovníků společnosti.
Dobrá informovanost o ekonomickém stavu společnosti	Dobře navržený systém předávaní informací mezi vedením a ekonomickým útvarem	Udržení dosavadního stavu systému a rozšíření i na ostatní útvary společnosti, s možností využití výpočetní techniky.
Dobrá vybavenost skladovací technikou	Kvalitní výběr při nákupu	Zachovat stávající kvalitu i kvantitu.
Špatné pracovní podmínky	Nevyhovující skladiště	Viz. Omezená doba skladování zboží
Dobrá struktura zaměstnanců	Kvalitní výběrová řízení v minulosti	Udržet si kvalifikované pracovníky.
Dlouhá doba odezvy na objednávku	Špatný proces vyřizování objednávek	Zlepšení procesu vyřizování objednávek, využití výpočetní techniky.

Externí SWOT faktory

SWOT faktor	Příčina	Navrhovaná akce
Nízké nákupní ceny	Výhodná smlouva s dodavatelem	Pokračovat se spolupráci se stávajícím dodavatelem.
Vysoké náklady na pohonné hmoty	Vysoká cena na trhu	Pečlivou evidencí a eliminací nadbytečných jízd snížit spotřebu pohonných hmot.
Pokles zisků a obratu	Špatná ekonomická situace státu	Snížení nákladů a získání nových zákazníků (rozesílání ceníků, objednání reklamy, prezentace prostřednictvím Internetu). Možnost dodatečného zisku umístněním reklamy na svých vozidlech.
Růst nákladů na pracovní sílu	Všeobecné vyšší mzdové požadavky	Omezení počtu pracovníků. Tato možnost je ve všech třech útvarů společnosti, zejména pak v útvaru skladování.

Vymezení části systému, popis současného stavu, problémy současného stavu vymezené části

Vymezení části systému

Pro podrobný popis jsem si vybral Útvar skladování, jeho funkce jsou již zmíněny v kapitole funkce organizačních jednotek. Před tím, než provedu podrobnou analýzu tohoto útvaru, zmíním se o celkovém stavu využití výpočetní techniky ve společnosti.

Současný stav hardware

Počty a rozdělení počítačů

V průběhu roku 1998 bylo vedením společnosti zakoupeno několik osobních počítačů (PC) u společnosti Vikomt CZ. Na jejich základě byla vytvořena lokální počítačová síť. Tyto počítače byly následovně rozděleny mezi jednotlivé útvary společnosti:

Vedení	1
Útvar skladování	3
Útvar přepravy	1
Ekonomický útvar	2
Celkem	7

Správa počítačové sítě byla svěřena útvaru skladování, protože její pracovníci měli největší zkušenosti v tomto oboru. Navíc byl zaměstnán správce počítačové sítě, který je podřízen útvaru skladování.

Ve společnosti jsou nyní využívány takovéto počítače:

Monsoon Attacus Plus	4
Monsoon Attacus	2
Compaq Armada 15XX	1

Popis používaných počítačů

Monsoon Attacus Plus: procesor Intel Celeron A 300 Mhz, 128 kb cache, 32 MB DIMM SDRAM, 2.1 GB HD, CD-ROM 32x
Monsoon Attacus: procesor Intel Pentium II 200 Mhz, 512 kb cache, 32 MB DIMM SDRAM, 3.2 GB HD, CD-ROM 32x
Compaq Armada 15XX: notebook, procesor Intel Pentium 233 Mhz MMX, 16 MB, 2.1 GB HD, CD-ROM 20x

Současný stav software

Využití software

Právě ve stavu software spočívají nízké možnosti využití výpočetní techniky ve této společnosti. Je zde využíván pouze základní běžný software a většina pracovníků není proškolena ani v jeho využívání. Z toho vyplývá velmi "primitivní" využití výpočetní techniky.

Nainstalovaný legální software:

OS Windows 95 (OEM)	všechny počítače
MS Word 97 (OEM)	všechny počítače
balík MS Office	útvar skladování
balík MS Office Professional	1 počítač v útvaru skladování
balík 602proPC Standard	vedení společnosti

Z tohoto software je běžnými pracovníky využíván zejména MS Word, zkušenější uživatelé využívají i MS Excel (pouze útvar skladování). Využití těchto prostředků je pouze na velmi jednoduché úrovni, společnost nemá např. ani definovanou jednotnou hlavičku korespondence a pod.

Současný stav počítačové sítě

Počítačová síť ve společnosti je typu Ethernet a využívá strukturovanou kabeláž. Přípojná místa do sítě byla zavedena do všech prostor společnosti, tedy i tam kde v současnosti nejsou žádné osobní počítače.

Síť je obsluhována jedním serverem Compaq Server Pro Liant 1600 (procesor Pentium 400 Mhz, 256 MB DIMM, 9.1 GB SCSI-3 HD)

Společnost je napojena na Internet prostřednictvím služby Internet On-Line společnosti SPT Telecom a využívá služeb World Wide Web, E-mail a dalších.

Vyžití výpočetní techniky v útvaru skladování

Několik let po založení společnosti nebyla výpočetní technika vůbec využívána. V roce 1997 byly zakoupeny první počítače, které nebyly zapojeny do sítě. Jeden z nich byl využíván v útvaru skladování pro vedení skladové evidence. Využívali se různé tabulkové kalkulátory, nakonec i program MS Excel. Teprve po přijetí správce počítačové sítě byl na jeho návrh zakoupena 1 licence programu MS Access a vedení skladové evidence v současnosti probíhá v tomto produktu.

Útvar skladování nezískává žádné informace, ať již z ostatních útvarů, z vedení nebo z okolí podniku, prostředky výpočetní techniky. Veškerá komunikace probíhá papírovými formuláři a pod.

Informační funkce útvaru skladování

Z informačního hlediska má útvar skladování následující funkce:

1. Vedení informací o stavu zboží na skladě. To znamená jejich příjem, uchování a zpracování.
2. Předávání zpracovaných informací o zboží vedení, ostatním útvarům podniku a okolí podniku.
3. Využití informací pro efektivní vedení skladování.

Problémy současného stavu

Základní problémy současného stavu využití výpočetní techniky a informačních systémů ve společnosti:

Špatný způsob zprávy dat o zboží

Údaje o zboží jsou sice uchovávány v elektronické podobě, ale není využito možností z toho vyplývajících (elektronické a automatické zpracování těchto dat). Samotný způsob uchování není příliš efektivní (špatné využití možností softwaru).

Špatná komunikace

Nejsou využity možnosti výpočetní techniky při předávání dat mezi útvarem skladování a ostatními útvary, vedením a okolím podniku. To prodlužuje dobu odezvy na objednávky. Zároveň se zvyšuje možnost chyb při několikanásobném přepisování informací. S tím souvisí vyšší nároky na množství pracovní síly související s vedením účetnictví a evidence.

Dlouhá doba vyřizování požadavků

Souvisí s předcházejícími dvěma problémy. Dále je tento problém způsoben poměrně často stávající se situací, kdy si odběratel objedná zboží, které není na skladě.

Cíle a nástin řešení

Cíle řešení

1. Vytvořit efektivnější systém záznamu, uchování a zpracování dat o skladovaném zboží, o jeho přesunech, prodeji a dodání. Dále pak o případných reklamacích a pod.
2. V maximální možné míře při vytváření tohoto systému využít již zakoupeného software.
3. Umožnit převod již zaznamenaných dat do nového systému, kde jich bude možno využít jako základu pro různé analýzy, případně pro zpětné zpracování.
4. Navrhnout co nejjednodušší a nejefektivnější systém výměny informací mezi útvarem skladování a ostatními útvary podniku, vedením a okolím podniku. Zapojit tento systém v co největší možné míře do systému podle bodu 1.
5. Navrhnout systém automatické kontroly docházejících zásob zboží na skladě a případného upozornění zodpovědných pracovníků na tuto skutečnost.
6. Pomoci ve vyškolení pracovníků a tím zajistit efektivní využití navrženého systému.

Kontextový diagram předmětné oblasti

Procesní pohled

Hierarchie funkcí předmětné oblasti

DFD (Data Flow Diagram) předmětné oblasti

Datový pohled

ERD (Entity Relationship Diagram) předmětné oblasti

Atributy datových entit

Skladová evidence
klíč. atr.	Číslo skladové evidence
atributy	Datum
Řádek skladové evidence
klíč. atr.	Číslo skladové evidence Číslo řádku
atributy	Číslo skladové karty
Zboží na skladě (skladová karta)
klíč. atr.	Číslo řádku objednávky dodavateli
atributy	Zbývající množství Místo uskladnění
Druh zboží
klíč. atr.	Kód zboží
atributy	Název zboží Jednotka množství
Dodávané zboží
klíč. atr.	Kód zboží IČO dodavatele
atributy	Cena za jednotku množství Kvalita
Dodavatel
klíč. atr.	IČO dodavatele
atributy	Jméno společnosti Právní forma společnosti Adresa   Telefonní číslo Kontaktní osoba Číslo účtu
Objednávka dodavateli
klíč. atr.	Číslo objednávky dodavateli
atributy	IČO dodavatele Datum vystavení Vyřízena?
Řádek objednávky dodavateli
klíč. atr.	Číslo objednávky dodavateli Řádek objednávky
atributy	Kód zboží Množství
Reklamace
klíč. atr.	Číslo reklamace
atributy	Číslo objednávky dodavateli Řádek objednávky Důvod reklamace Odeslána?   Přijata?
Objednávka odběratele
klíč. atr.	Číslo objednávky odběratele
atributy	IČO odběratele Datum přijetí Vyřízena?
Řádek objednávky dodavatele
klíč. atr.	Číslo objednávky odběratele Řádek odběratele
atributy	Kód zboží Množství
Odběratel
klíč. atr.	IČO odběratele
atributy	Jméno společnosti Právní forma společnosti Adresa   Telefonní číslo Kontaktní osoba Číslo účtu

Vazba datového a procesního modelu